Hybrid event
Qu’on se le dise dès le début, ici on ne parle pas de voiture hybride mais bien d’événements hybrides! Plongeons dans le monde des événements hybrides – une fusion harmonieuse d’expériences physiques et virtuelles. Chez Klewel, nous sommes actif dans la coordination technique de ce type d’événements depuis plus d’une décennie. Nous partageons avec vous très volontiers des idées sur comment organiser au mieux ce type d’événement qui répond aux attentes des participants à la fois sur place et en ligne.
La Fusion du “Virtuel” et du “Présentiel”
Les événements hybrides permettent aux participants de participer à votre conférence depuis le lieu physique de l’événement ou le confort de leur domicile, de leur bureau, voire même en déplacement. Il s’agit de briser les barrières géographiques et de permettre la participation de n’importe où. Chez Klewel, nous comprenons l’importance de combiner les avantages des interactions aussi bien sur site qu’en ligne.
Adapter Votre Stratégie d’Événement
Page d’Inscription des Participants
Votre page d’inscription est la porte d’entrée de votre événement hybride. Assurez-vous que l’expérience soit la plus fluide possible pour vos deux types de participants. Envisagez une stratégie tarifaire différente pour les participants en ligne tout en encourageant la présence physique, en mettant l’accent sur la valeur unique des rencontres en face-à-face, des opportunités de réseautage et du “matchmaking”.
Programme de l’Événement : Trouver le Bon Équilibre
Considérez un horaire flexible qui optimise les avantages de chaque mode. Par exemple, pour un événement médical régional, une cliente a consacré le premier jour aux activités sur place, le deuxième jour aux sessions en direct en ligne, et le troisième jour au contenu pré-enregistré offrant une approche équilibrée. Cette configuration favorise des connexions significatives, réduit les absences et améliore la gestion de la restauration.
Promotion de Votre Événement Hybride
Investir dans la Promotion
Créer une page d’inscription n’est que le début. Investissez du temps et des ressources dans une phase de promotion robuste. Sollicitez les conseils des agences événementielles et tirez parti de plateformes comme les médias sociaux. Suivez les conseils d’experts de l’industrie, tels que Julius Solaris, pour des stratégies de promotion efficaces. Utilisez votre site Web, différents canaux, le bouche-à-oreille et adoptez une approche de rétro-planification pour garantir une campagne promotionnelle bien organisée, en tenant compte du budget, des partenaires et des sponsors.
Trois petits conseils clés pour une expérience en ligne réussie
- Démarrez les sessions à l’heure pour renforcer la crédibilité.
- Maintenez une communication constante avec votre public via divers canaux en ligne.
- Intégrez des outils interactifs et nommez un modérateur pour gérer les questions et les commentaires du public à distance.
Aspects Techniques : Investir dans l’Équipement, les Outils et une Équipe Qualifiée
Équiper Votre Lieu
Assurez-vous que votre lieu physique soit bien équipé pour répondre aux besoins des participants en personne et virtuels. Cela inclut une connexion Internet fiable avec une bande passante élevée pour la diffusion en direct, une sonorisation et une scénographie irréprochable, un éclairage professionnel, une équipe audiovisuelle expérimentée.
Tests et Configuration
Effectuez des tests approfondis la veille de l’événement, en simulant les conditions réelles. Même pour des agences événementielles expérimentées comme la nôtre, les tests sont cruciaux pour éliminer tout problème technique et garantir une expérience fluide pour tous les participants. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger gratuitement notre guide sur le streaming.
Après l’Événement : Maximiser l’Impact
Une fois que votre événement a touché sa fin, le voyage ne s’arrête pas là. Enregistrez les sessions pour les améliorer, capitalisez dessus et réutilisez le contenu via des newsletters, des articles de blog et des publications sur les réseaux sociaux. Cela prolonge non seulement la vie de votre événement, mais offre également un contenu précieux pour votre public.
Faisons de Votre Prochain Événement un Événement Hybride Réussi!
Prêt à élever votre stratégie d’événement avec la puissance des expériences hybrides ? Contactez Klewel dès aujourd’hui pour des conseils d’experts, des solutions innovantes et une coordination technique d’événements sans faille, mêlant harmonieusement le physique et le virtuel.